Día 12 Ofimática-Access Parte 2

Ayer comenzamos la teoría de las BBDD, mencionando:

-Tipos de datos

-Concepto de tablas (los diferentes "bloques" de datos)

-Utilidad de las consultas

-Concepto de "criterio" (filtro, pero donde, además, permite hacer "preguntas")

Hoy hablaremos de los "formularios" y luego, veremos como se usa ACCESS directamente, SIN partir de datos que teníamos en Excel.

Cambiaremos entre "vista diseño" para añadir las cabeceras de las columnas y "vista hoja de datos", para poder insertar los diferentes cursos, alumnos, etc.

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Quiero insertar archivos:

Caso 1: cada ficha tiene su foto

-En la tabla "alumnos", tenemos 1 campo llamado "FOTO" (de tipo "archivos adjuntos"), es cómodo, porque se previsualiza (no tienes que hacer nada más)

PROBLEMA: sólo te enseña la 1ª foto (alfabéticamente además), si quieres ver 2 fotos a la vez, agrega la 2ª foto y al hacer clic, aparece el icono de "adelante", "atrás", que te permitirá ir recorriéndolas

RECUERDA: si creas un formulario, p.ej. con datos de tipo "archivo OLE" y le cambias el nombre posteriormente, desde "TABLA", te dará un error cuando quieras usar el formulario.

Es preferible usar "ARCHIVOS ADJUNTOS" (tanto por la comodidad de ver fotos directamente, como por lo práctico de elegir, en una lista, el archivo que necesitas, sabiendo que tu archivo de Access YA incluye esos ficheros, con el consiguiento incremento en el tamaño de la BBDD).

Ahora necesito crear un 2º formulario, pero que incluya datos de la tabla "ALUMNOS" y "CURSOS" (para saber en qué cursos estuvo matriculado, aunque no puedo ver las fechas reales de "alta" y "baja", si no añado datos de "MATRICULAS").

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OJO!! Al usar subformularios, si añado sólo CURSOS, no puedes añadirle un 2º curso a un alumno, si no tienes una matrícula asociada, donde ESE curso figure.

Tal y como lo hicimos (tablas de alumnos y cursos), para nosotros, como personas humanas, no es un problema tener que entender que hay un papeleo (un alta) para añadir una experiencia formativa a tu CV, pero el ordenador necesita que se lo indiques de forma explícita (si no hay una matrícula para ese segundo curso, te dará error, porque tienes 2 cursos pero sólo 1 matrícula asociada y cada matrícula tiene un único curso posible realizable).

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OFF-Topic

No tienes Office, pero necesitas descargar un visor o similar, para poder visualizar archivos de Word, Excel, PowerPoint o Access.

Palabras clave a usar:

Softpedia (Word) Viewer

https://www.softpedia.com/get/Office-tools/Text-editors/Word-Mobile.shtml

Excel:

https://www.softpedia.com/dyn-search.php?p_sortby=1&p_category=0&p_picks=0&p_license=0&p_lastupdate=0&search_term=excel+viewer

PowerPoint:

https://www.softpedia.com/dyn-search.php?p_sortby=1&p_category=0&p_picks=0&p_license=0&p_lastupdate=0&search_term=powerpoint+viewer

Access (me sirve y puede que NO me sirva):

https://www.softpedia.com/dyn-search.php?p_sortby=1&p_category=0&p_picks=0&p_license=0&p_lastupdate=0&search_term=access+viewer

En su lugar, busca "access visor":

https://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=50040

LibreOffice (enlaces varios):

Histórico de versiones (archive):

https://downloadarchive.documentfoundation.org/libreoffice/old/

última versión (25.2.4, febrero 2025):

https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice/

Puedes tener diferentes Microsoft Office siempre que:

1º sean del mismo tipo (32 o 64 bits, no mezcles)

2º preferentemente, lo instales empezando por la versión más antigua que tengas previsto emplear (empiezas por Office 2010, luego 2016, luego 365)

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Problemas raros con Office 2016 (principalmente, Excel):

Windows NO abre directamente archivos de Excel, pero si abres Excel, vas a "Archivo", "Abrir", si los carga correctamente.

Solución: inicio, programas (entras en "desinstalar programas") y eliges "OFFICE". En vez de quitarlo por completo, pídele "REPARAR", tras unos minutos, lo tendrías solucionado (es un problema causado por una actualización de Windows, no sucede en todos los PC´s pero si es muy habitual)

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Tras probar lo de "Archivo", "Guardar Como", eligiendo "ACCDE" (versión de BBDD "externa"), pruebo la opción de "Empaquetar y firmar digitalmente".

Como no tenemos un certificado digital propio (el de la FNMT = Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre), necesito localizar el archivo SELFCERT.EXE que Office instala en mi ordenador (no sirve "inicio", ejecutar ---> Windows + R , poniendo SELFCERT , ya que NO forma parte del sistema operativo Windows "básico")

Le pregunté a ChatGPT esto:

Tengo Office 365, ¿cuál es la ruta completa para encontrar el archivo SELFCERT.EXE?

Y me confirma la ubicación exacta (selecciona, copia, pulsa WINDOWS + letra R y pega, aceptando con ENTER):

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SELFCERT.EXE

NOTA: En caso de problemas, si te falta una DLL, busca:

descargar appvisvsubsystems64.dll

Te llevará a:

https://es.dll-files.com/appvisvsubsystems64.dll.html

Tendrás que copiar esa DLL en esta carpeta:

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\ClickToRun\