Office Día 6 - Excel parte 3

-Establecer área de impresión (se trata de indicarle a Excel qué nos interesa imprimir, para evitar tener que elegir "imprimir selección" cuando querramos imprimir cada copia)

1er caso: Marcas desde la casilla/celda A1 hasta la J51 (son TODOS los datos de las ventas y TODOS los clientes, si no lo haces, llega hasta el 49, dejando un cliente fuera de la página y "queda raro")

SOLUCIÓN: pulso CTRL+P y escojo la opción de "impresora", "selección" (no TODAS las hojas activas) y en la última opción, cambio "sin escalado" (tamaño real) por "ajustar hoja en una página".

NOTA: Si necesitas un convertidor a formato PDF (recuerda que hasta W8 tu PC NO lo tiene "de serie"), puedes elegir PDF24:

https://tools.pdf24.org/es/impresora-de-pdf

Enlace directo a "descargas":

https://tools.pdf24.org/es/creator#download

Tras instalar el programa, tendrás una impresora "virtual" (no existe, es un programa que graba en PDF), que además, te permitirá "unir" (fusionar) varios PDF en uno solo. Con esto, sólo tienes que seleccionar lo que necesitas y entonces "imprimir como PDF24", de modo que sólo se guarde lo que tú hayas seleccionado (NO TODA LA HOJA). Evitamos la "molestia" de copiar y pegar a una hoja nueva e imprimir desde ahí.

No obstante, si tienes que imprimir SIEMPRE una misma relación de celdas (determinadas filas y columnas), podrías decirle que "establezca área de impresión".

De esa forma, sólo imprimirá esa parte que hayas elegido, salvo que "borres área de impresión" (recuerda: es el menú "Disposición", antes llamado "Diseño de página").

-Llevar tablas (y gráficos) a Word y desde Word, llevarlos a Excel

Selecciona la tabla de la forma que más me convenga:

a) Seleccionando con el ratón (lento si hay muchos datos)

b) Presiono CTRL+MAYUS+cursores de desplazamiento (si comienzas en A1, usa CTRL+MAYUS/SHIFT+cursor dcha y a continuación, selecciona TODAS las filas, usando la combinación CTRL+MAYUS+Cursor abajo)

2º paso: Copiar (CTRL+C  o "botón derecho, copiar" o presionando "el botón de los folios", del menú "inicio")

RECUERDA: Puedes copiar desde Excel y pegar en Word directamente (CTRL+V), pero te interesa pegar con "botón derecho", eligiendo, con botón derecho, "opciones de pegado" y "Vincular y Usar estilos de destino" (es un "pegado especial").

-Enlazar unas hojas con otras (Enero, Febrero, Marzo.... TOTAL 2025)

Partiendo de una hoja llamada ENERO, otra que llamaremos FEBRERO y otra llamada MARZO, creamos la última, TOT.2025 , que "acumula" el total de gastos para cada apartado que añadimos, por ejemplo:

 CONCEPTO Gasto Total Acum.

 Gasolina 25,00 €

 Alimentos 40,00 €

 Ocio           25,00 €

 Cine         12,00 €

                         102,00 € enero 

Como cada página tiene (literalmente) la misma estructura (B2 es el primer gasto, 25€ de gasolina), las fórmulas (cálculos) son LOS MISMOS, HOJA TRAS HOJA, simplificando mucho los cálculos.

-CONTAR.SI (para que nos diga cuántas ventas ha hecho una persona)

SOLUCIÓN:    

=CONTAR.SI(D:D;K2)

(siendo D:D toda la columna D, es más rápido y cómodo)

(K2 es donde yo voy a escribir el nombre del comercial, que sería más cómodo si usas una lista desplegable y así evitas errores al escribir un comercial que NO tienes)

-SUMAR.SI (nos dirá el total en $ "dinerito" que ha hecho un comercial o una tienda o en una sección)

SOLUCIÓN:

=SUMAR.SI(D:D ; comercial ; G:G)

D: es la columna de los comerciales

comercial: es la "antigua" celda K2, dond puse el nombre de la persona de la que me interesa obtener sus ventas totales

G: es la columna con los gastos que hizo cada cliente

AMPLIACIÓN DEL EJERCICIO:

-Necesito, en base a lo indicado en J5 (el dinero total alcanzado en ventas por ese comercial), que me calcule las comisiones que debe cobrar esa persona

Si J5 es mayor que 5000  (>5000), corresponde un 10% multiplicado por J5 (sus ventas)

Pero si J5 es igual o menor que 5000 (no se cumple lo anterior), le toca un 5% multiplicado por J5 (sus ventas)

En Excel, pondríamos esto:

*Necesito conocer el porcentaje de comisión:

=SI ( J5 > 5000 ; 10%  ; 5% )

(haciendo esto, sólo te indica tu % , un 10% o un 5%)

*Pero si quiero hacer el cálculo ya en € para el comercial

= SI ( J5 > 5000 ; J5 * 10% ; J5 * 5% )

-Tablas dinámicas

Cuando tienes más de un trabajador/técnico/comercial en más de una tienda y con una más de una sección / categoría, te interesa, como Empresa, sacar listados de lo que "genera" (rinde) una tienda, una sección o una persona concreta, tendríamos que usar TABLAS DINÁMICAS (no alteras el original, te crea un duplicado, que podrás actualizar a voluntad).

*Procedimiento:

1º Seleccionamos TODO lo que necesito:  desde A1 : H61

2º Voy al menú "Insertar", elijo "Tablas dinámicas recomendadas"

La clave, para saber sacarle partido, es conocer el porqué los datos se organizan en:

-Columnas (déjalo para categorías o elementos que sean pocas unidades: Vigo, Coruña, Orense, Pontevedra)

-Filas: ¿Qué es lo que más se repite? Las fechas (ya que un comercial puede hacer muchas ventas en un día)

-Valores: sólo para números (precios de artículos o el nº de ventas, si buscas conocer al "mejor vendedor@")

-Filtros: ya indiqué comercial, fecha y artículo, ahora quiero un filtro por tienda (puede ser que ese comercial haya trabajado en diferentes tiendas durante ese mes o en una sección/categoría diferente: ropa, deportes, joyas, electrónica, automoción, etc)

Recuerda que:

-Puedes pedirle esto a Excel, cuando usas las TD (tablas dinámicas):

*Botón derecho, mostrar como.... ( p.ej. % en vez de €)

*Botón derecho, opciones de tabla dinámica (aquí tienes muchas más opciones, como son la representación)

-Gráficos dinámicos