Ofimática Día 11 - Access parte 1

Enlace ejercicios Access:

https://drive.google.com/drive/folders/1npl7kAfgVpwlawt8zlk4cXv8zV9U3Ina?usp=sharing

Teoría de las Bases de Datos (BBDD):

-Tras conocer Word, Excel y PowerPoint, nos falta terminar con el programa más "diferente" a todos.

*Word: permitía crear textos y maquetar libros, etc

*Excel: llevar una pequeña contabilidad, control de gastos, generar gráficas.... (lo que Word NO hace)

*PowerPoint: aquí puedo crear presentaciones o resúmenes visuales, de forma rápida y cómoda (Gamma.APP , MiriCanvas.com, etc)

*Access: permite crear desde cero estructuras de datos o importar TABLAS COMPLETAS directamente desde Excel o con formatos .CSV, la idea es añadir datos sólo una vez y ahorrar tiempo, molestias y sobre todo, confusiones.

Cuando quiero crear un "tipo" de dato, puedo elegir entre:

-Texto: alfanumérico (admite cualquier carácter, con un límite de 256 caracteres)

-Numérico: aquí sólo aceptará nº (ideal para TLF)

-Fecha: eligiendo formato, p.ej: DD/MM/AAAA

-Memo (Texto Largo): permite 65.536 caracteres (ideal para informes, historiales médicos, etc)

-Sí/No: activar o desactivar casilla (p.ej. en una BBDD de un Zoo, indicamos si es peligroso (Sí) o no lo es (no)

-OLE/Archivo Adjunto (el primero pone una imagen en TODAS las páginas de tu BBDD, el segundo, es para agregar un archivo a tu perfil)

A la hora de introducir los datos, podemos usar lo que Access llama "máscara de entrada", es una especie de "plantilla", muy recomendable para introducir números de teléfono, por ejemplo:

986-311-066

986-311066

986-31-10-66

Los datos se "conectan" entre sí, usando "relaciones" (básicamente, unes el mismo dato, que está presente en dos "zonas" de la BBDD), por ejemplo:

BBDD de una Academia

Alumnos      Profes Cursos Matrículas

CodAlumno CodProfe CodCurso CodMatric

NombreAlu NomProfe RefXunta Fecha Alta

ApellidosAlu ApelProfe Descripc Fecha baja

TLF ALU TLF Profe F.InicioCurso CodAlum

………………… ……………… CodProfe CodCurso

Plantear estas tablas (bloques de datos, que en Excel llamábamos HOJAS, siendo cada HOJA para un TEMA concreto), dentro de estas tablas/hojas.

Los datos se llaman CAMPOS (las "cabeceras" de las columnas que usábamos en Excel).

Ahora bien, TODOS los datos de una persona (cada línea completa, con sus columnas ya cubiertas), se llama REGISTRO.

El Registro es una línea con todos los DATOS/CAMPOS de esa persona (su nombre, apellidos, dirección, teléfono, CP...…).

De esa forma, TODOS los alumnos se agrupan en una tabla/bloque/hoja (tipo Excel) llamada TABLA.

Existen 2 formas de crear una BBDD:

1º Partiendo de CERO, sin DATOS cubiertos, sólo creas la estructura (lo de antes, con todos los campos de nombreALU, ApelALU….) y cuando has terminado, lo vas cubriendo.

Ventajas: si te equivocas, lo sabes en el momento

Desventajas: obliga a estar más atento/a

(no diferencias MAYÚSCULAS de minúsculas, pero sí los espacios en blanco y tildes)

2ª opción: partimos de tablas de Excel donde ya los datos están cubiertos (no tengo que volver a teclearlos, por lo que ahorro tiempo y molestias)

-Ventajas: lo comentado (es cómodo y rápido)

-Desventajas: si te da error, NO sabes (porque no te dice exactamente donde está el fallo, sólo el tipo de error, normalmente es "indicas algo que NO existe"). Cuando tienes muchos datos y NO los has pasado tú (te los copia otra persona), tienes que revisarlo "a mano" (visualmente) y puede ser "pesado"

¿Por qué usamos "relaciones" entre los campos que ya están en las tablas?

-Muy fácil, das de alta una vez al alumno y al profe

-Los cursos empiezan y terminan de forma individual, puedes tener dos cursos iguales, en diferentes horarios o en diferentes aulas o con distintas fechas (los diferencio, porque un código propio para ellos: p.ej. 1007 y 1005)

-Las matrículas pueden variar constantemente (hoy tienes un alumno, mañana cambia de idea y no quiere venir, si tienes un campo "sí/no", úsalo para indicar "activo"

-Con esta estructura, sólo tienes que:

*Dar de alta al alumno (recoger sus datos personales) una sola vez y los usas para cualquier futura matrícula

(ya tiene "su ficha" y actualizas los datos que puedan cambiar en el futuro)

*Inscribir al profesor sólo una vez (excepto que tenga dos cursos simultáneos, por eso se da alta DOS Veces, con diferentes REFERENCIAS, para que figurar en dos cursos y Access no diga "tienes un profe repetido")

*Cada curso se crea UNA SOLA VEZ y luego vas incluyendo esa referencia de curso (p.ej. 2024-1007) en las matrículas donde vas incluyendo, por separado, a cada alumno

****************************************

Formatos de archivos de Access:

-Antiguo:  MDB (Microsoft Data Base), pero si era MDE (archivo de sólo lectura, que puedes abrir directamente, sin tener que usar Access)

-Moderno: ACCDB (Access Data Base)

******************************************

Paso 1: crear datos (sea en Access o en Excel)

(NOTA: importa datos de Excel para Access)

Paso 2: relaciona los datos (usando la herramienta de Access), así no te dejará dar de alta a un alumno que NO tiene todavía ficha o matricularlo en un curso que NO existe o asignar profe a un curso si el profe NO existe

Relación 1 --> 8 (infinito), quiere decir que un alumno puede recibir INFINITOS CURSOS

Relación 1 --> 1 (sólo puede existir esa coincidencia)

Paso 3: Usar consultas (listados personalizados, ordenados o especificando que te pregunte "Qué alumno buscas?")

Puedes realizar las consultas/listados que prefieras,p.ej:

*Cuantos cursos ha impartido un profe concreto?

*Qué cursos ha realizado un alumno?

*Por la especialidad (IFCT0108), ¿cuántos alumnos hemos tenido en TODOS los cursos impartidos?

Para sacarle todo el partido, le pido a Access que me pregunte el curso que busco (no quiero ver la lista completa), esto se hace desde "condiciones" (CRITERIOS)

=[Introduce el curso que buscas:]

(consigues el [ con ALT GR+letra junto a la P)

(consigo el ] con ALT GR + letra 2 posiciones a la derecha de la P)

Si no existe, NO DA ERROR, sólo muestra una tabla EN BLANCO (ya que no hay resultados)

OJO!! Recuerda que si haces cambios en la tabla, la consulta NO los muestra corregidos al instante.

En cambio, si haces actualizaciones en la consulta (listado con lo que tú le pediste a Access), esos cambios suelen verse mucho más rápido (sin tener que cerrar ventanas, para que se "moleste" en comprobarlo).

En este último caso, en vez de mostrar TODOS los cursos, le pido que, en la columna "Referencia" (lo del "IFCT0108"), en Criterios, escribo:

=[¿Qué curso buscas?]

(así te preguntará el código, pongo IFCT0108 y me devuelvo esto)

CodAlu Nb ApelALU CodCurso         Referencia Descripcion

ALU001 Herbt Urdaneta 2024-1007          IFCT0108  Montaje REP

ALU002 Liz Mendoza 2024-1005                 IFCT0108           Montaje REP

(los cursos de cocina, al tener un código IFCT0200, NO APARECEN)

Puedes poner criterios donde quieras, para que:

1º Pregunte por el centro/academia (así hace un primer filtro)

2º Que nos pregunte por el tipo de curso (IFCT0108), para que NO se vean los demás cursos que no tienen que ver con lo que buscamos (informática, no cocina)

3º Si pones un criterio en el código de alumno (y no usas los anteriores), te dirá cuántos cursos ha hecho esa persona en particular (a esta consulta puedes llamarla "BÚSQUEDA POR ALUMNO")

Cada curso puede tener alumnos matriculados, permite matricularlo dos veces por error (no permite tener 2 cursos con la misma referencia tipo 2024-1007)

Ahora, da de alta al 6º alumno (Kevin Dimaso), en la tabla de alumnos.

Ya puedes ir a matriculaciones, para hacer la 6ª/7ª y poner a Kevin (ALU006) en el curso 2024-1007 (en mi caso, es la 7ª por tener la matriculación de Adrián repetida, luego lo vemos).

Así, cuando generes el informe, te dirá que ya hay 2 alumnos en el curso 1007 (antes indica especialidad:  IFCT0108)

**********************************************

Quiero añadir imágenes a mi BBDD:

-Necesito un logo (Xunta o similar) que se verá en TODAS las hojas

-Quiero fotos individuales (las usaremos de gente "anónima" en Internet)

-Tendremos que añadir, en la ficha de alumnos y de profesores, las fotos de cada persona

PASOS:

1º En www.google.es , ponemos "fotos retrato chico" o "chica" (según proceda)

2º A la derecha, donde dice "Herramientas", haz clic.

3º Verás una nueva barra de herramientas, elige "Derechos de uso", "Licencias Creative Commons"

Descargamos 3 retratos de chicos y otros 3 de chicas. Puedes elegir "botón derecho", "guardar imagen como....."

Ahora, en una de las tablas (p.ej. "ALUMNOS"), añadimos 2 líneas:

1º Foto (de tipo "Datos adjuntos", ya no es "texto corto")

Esto permite previsualizar fotos (interesante para imágenes tipo CV, DNI.... o simplemente, productos a la venta)

2º Logo (imagen permanente) de tipo "Objeto OLE"

Permite insertar archivos SIN que se vean directamente (accesibles al hacer doble clic, p.ej. CV en formato Word, vida laboral en PDF.....) y además, permitirá vincular (conectar el archivo que insertas en Access, de modo que, al cambiar el original, se modifique el que tenemos en Access)